Problemen bij vergaderen

emations
de Bisk -

Iedere arbeider kent het wel: vergaderen. Voor de één een informatief moment en voor de andere complete tijdverspilling.

Het nut van vergaderen

Vergaderen is belangrijk om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. Zo kun je bijvoorbeeld een infographic of animatie laten maken en tijdens de vergadering presenteren om bepaalde vergaderpunten te verduidelijken. Waar het om gaat dat het duidelijk moet zijn over welke punten er inhoudelijk vergaderd gaat worden en animaties kunnen daarbij zeker van toegevoegde waarde zijn. Vergaderingen kunnen erg leuk en zinvol zijn. Al de deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Daarom heeft iedere vergadering ook een goede voorzitten nodig.

Waarom is vergaderen soms saai?

Dit heeft te maken met bepaalde verwachtingen, tijd en geen zin hebben. De verwachtingen kunnen gemanaged worden door duidelijk aan te geven waar de vergadering over gaat en wat er te verwachten valt. Wat ook een veel gehoord punt van kritiek is dat er weinig voortkomt uit al dat vergaderen en dat het eigenlijk alleen maar kostbare tijd kost.
Tijd heeft te maken met het plannen en prioriteiten stellen. Wanneer je het nut van een bepaalde vergadering niet inziet, dan zul je het geen prioriteit vinden en dan is het zonde van je tijd. Als je weet over te brengen dat tijdens een vergadering informatie of instructies gegeven wordt, dat er besluiten worden genomen of dat er een richting wordt bepaald, dan maak je een ander beeld dan dat de mensen nu hebben. Je kunt dan wel denken dat het nog steeds niet belangrijk is, maar dan doe je je teamleden wel tekort. De noodzaak is duidelijk en het zinloze is dan verdwenen. Zo zijn alle problemen dus opgelost.

Irritaties bij vergaderingen

De verwachting van een vergadering heeft te maken met de eerdere vergaderingen. Een lijst van de meest voorkomende irritaties kan zijn:
Sommige deelnemers komen te laat
Het doel van de vergadering is onduidelijk
De agenda wordt niet gevolgd
Sommige deelnemers zijn niet goed voorbereid
De vergaderlocatie is niet goed
Dezelfde mensen zijn heel de tijd aan het woord
Sommige mensen kunnen simpelweg geen bijdrage leveren
Iedereen praat door elkaar
Er zit geen lijn in de gesprekken
Een andere veel voorkomende irritatie kan zijn dat de vergaderruimte niet goed is. Voor een andere goede vergaderlocatie kunt u natuurlijk altijd even goed zoeken op internet, dit kan namelijk al snel heel veel irritatie schelen.

(89)

The following two tabs change content below.

de Bisk

Mijn naam is Eva de Bisk en ik blog over van alles en wat nog meer. Bisk Blogt!